??在數(shù)字化轉(zhuǎn)型與精益管理深度融合的背景下,電子商城作為企業(yè)物資采購、資源配置的核心載體,其運營效率與服務質(zhì)量直接關系企業(yè)整體運營成本與發(fā)展活力。為破解平臺系統(tǒng)迭代滯后、功能設計不完善、辦公用品運營薄弱等痛點,物流公司下屬華鐵公司以QC(質(zhì)量管理)活動為抓手,聚焦技術優(yōu)化與管理升級雙維度,通過系統(tǒng)性創(chuàng)新實現(xiàn)電子商城效能質(zhì)的飛躍,為企業(yè)數(shù)字化采購生態(tài)構建筑牢堅實基礎。
??QC活動的核心價值在于精準發(fā)現(xiàn)并科學解決問題。華鐵公司QC小組秉持“數(shù)據(jù)說話”原則,開展為期1個月的全面調(diào)研,通過梳理電子商城近一年交易數(shù)據(jù)、用戶反饋問卷及項目部需求,精準鎖定五大核心痛點:競價流標率偏高、結算流程滯后、物資降本率不足、辦公用品成交額較低、應急采購響應不及時。針對上述問題,小組深挖根源:技術層面,平臺存在信息交互不足、系統(tǒng)功能不全等缺陷;管理層面,缺乏標準化品類管理體系與流程管控機制,供需雙方信息交互渠道不暢。基于此,QC小組確立“技術迭代+管理規(guī)范”雙輪驅(qū)動的解決思路,設定明確量化目標:競價流標率降至29%以下、對賬結算滯后率降至0、物資采購成本降低8%、辦公用品成交額提升100%、應急采購響應時間縮短至2—48小時。
??在技術優(yōu)化層面,QC小組聯(lián)合科技部組建專項技術團隊,圍繞系統(tǒng)功能、數(shù)據(jù)交互、用戶體驗三大模塊推進迭代升級。針對系統(tǒng)信息交互不足的問題,團隊開發(fā)信息交互系統(tǒng),打破數(shù)據(jù)孤島,實現(xiàn)采購訂單、入庫信息、結算憑證自動同步,從技術層面減少人工錄入誤差與流程卡頓。針對功能不完善的痛點,團隊新增三項核心功能:一是明確以短信和站內(nèi)郵件推送競價信息,同步建立供應商對應包件信息數(shù)據(jù)庫,實現(xiàn)供應商實時接收對應包件競價提醒,有效提升供應商參與積極性,降低采購流標率;二是增設競價單二次議價功能,開標后項目部可自主選擇是否再次議價,若選擇議價,系統(tǒng)將自動推送至前三名供應商,供其在規(guī)定時間內(nèi)二次報價;三是增設下單比價提示功能,項目部下單時可直觀查看該物資前三價格排序,按需擇優(yōu)下單。同時,技術團隊對平臺界面進行人性化優(yōu)化,簡化操作流程,新增新手引導、常見問題智能答疑等功能,降低用戶學習成本,提升采購體驗。此次技術迭代完成多項功能升級與接口優(yōu)化,經(jīng)多輪測試驗證,采購流程更順暢,信息傳遞更準確及時,用戶整體體驗顯著提升,客戶問題解決率達 100%。
??技術升級是基礎,管理規(guī)范是保障。華鐵公司QC小組在推進技術迭代的同時,同步構建標準化運營管理體系,確保平臺效能持續(xù)穩(wěn)定。在品類管理上,制定《電子商城辦公用品標準化分類目錄》,明確各類物資規(guī)格參數(shù)、合格供應商名錄及參考報價區(qū)間,實現(xiàn)品類管理規(guī)范化、透明化。在流程管控上,優(yōu)化 “需求提報—競價采購—入庫驗收—結算支付”全流程:建立供應商動態(tài)評估機制,每季度依據(jù)履約率、產(chǎn)品質(zhì)量、服務響應速度等指標評級,淘汰不合格供應商,將優(yōu)質(zhì)供應商納入核心合作名錄;簡化結算流程,通過系統(tǒng)自動匹配訂單與結算信息,實現(xiàn)符合條件的結算申請24小時內(nèi)完成審批支付。此外,QC小組制定了《電子商城管理細則》,明確平臺運維責任分工、問題響應機制及定期優(yōu)化流程,要求技術團隊每周開展系統(tǒng)巡檢,運營團隊每月收集用戶反饋,形成 “發(fā)現(xiàn)問題—分析原因—優(yōu)化改進—效果驗證”的持續(xù)改進閉環(huán)。
??經(jīng)過3個月的QC活動推進,電子商城各項指標均達成預期目標:競價流標率降至29%,降幅達10%;結算周期壓縮至2天,物資采購降本率達8%,辦公用品月均成交額提升100%,應急采購響應時間最短可達2小時。數(shù)據(jù)背后是企業(yè)運營效能的實質(zhì)性提升——僅結算流程優(yōu)化一項,每年可減少人工操作成本;物資降本率提升,則為企業(yè)年度節(jié)約采購資金超百萬元。
? ? ? 今年12月,華鐵公司QC小組以《電子商城迭代升級,提質(zhì)增效啟新程》為課題,憑借在質(zhì)量管理領域的卓越表現(xiàn),于集團公司2025年度QC成果評審會上脫穎而出,榮獲二等獎。這份榮譽不僅是對團隊專業(yè)能力的肯定,更是企業(yè)堅持“質(zhì)量第一、創(chuàng)新驅(qū)動”發(fā)展理念的生動實踐。更為重要的是,標準化操作流程與迭代升級的技術平臺,形成了可復制、可推廣的經(jīng)驗成果。目前,華鐵公司已將此次QC活動成果在全公司推廣,既為電子商城持續(xù)優(yōu)化提供制度保障,也為其他業(yè)務板塊數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供參考范式。